Pedidos sin volver a teclear

Señales de que lo necesita

• Los pedidos de los clientes llegan por correo —como PDF, hojas de cálculo o texto libre— y alguien los teclea uno a uno en el ERP.
• La entrada de pedidos ocupa a una o varias personas a jornada completa, y se dispara en los peores momentos: el cierre de mes, antes de las vacaciones, después de un cambio de precios.
• Los errores de tecleo aparecen más tarde como entregas equivocadas, abonos y clientes descontentos.
• Los clientes esperan horas o días una confirmación de pedido, y nadie sabe decir rápidamente en qué punto está un pedido concreto.

El problema

Las empresas industriales reciben pedidos por muchos canales a la vez. Los grandes clientes pueden usar EDI, pero la mayoría sigue enviando por correo un PDF generado por su propio ERP, rellena una hoja de cálculo de pedido o escribe unas líneas en el cuerpo de un correo, cada uno con su propio formato, sus propios códigos de producto y sus propias unidades. Todo acaba delante de alguien que lo vuelve a teclear en el ERP.

Volver a teclear es lento, propenso a errores y difícil de escalar. Ata a personas cualificadas a la introducción de datos, y cuando los volúmenes suben o alguien está de vacaciones, las confirmaciones se retrasan. Las herramientas basadas en plantillas, que leen un diseño de documento fijo, dejan de funcionar en cuanto un cliente cambia el suyo.

El enfoque: la IA lee, deciden las reglas del ERP

Todos los canales alimentan un único proceso de entrada. La IA lee los documentos; los datos y las reglas de su ERP comprueban cada pedido; las personas solo gestionan las excepciones.

Una única entrada para todos los canales. Los buzones de correo, las hojas de cálculo, los mensajes EDI y los pedidos del portal llegan a un único proceso, y cada pedido conserva un enlace a su documento original.

Extracción con IA. En los documentos de formato libre —PDF generados por los sistemas de los clientes, formularios escaneados, correos—, un modelo de IA extrae el cliente, los artículos, las cantidades, las fechas solicitadas y las referencias, con un nivel de confianza para cada campo. Los formatos estructurados, como EDI o una hoja de cálculo estándar, se leen directamente, sin IA.

Validación contra el ERP. Cada pedido extraído se comprueba con sus propios datos: ¿existe el cliente?, ¿se conoce la dirección de entrega?, ¿coinciden los códigos de producto y las unidades? —los códigos y unidades propios del cliente se traducen a los suyos—, ¿son correctos los precios y las condiciones contractuales?, ¿hay stock para la fecha solicitada?

Proceso automático o excepción. Los pedidos que superan todas las comprobaciones se crean automáticamente en el ERP y se envía una confirmación al cliente. Todo lo dudoso —un campo con poca confianza, un código de producto desconocido, un precio que no coincide con el contrato— va a una cola de excepciones, donde una persona ve el documento original junto a los datos extraídos y lo aprueba o lo corrige en un solo paso.

Aprender de las correcciones. Las correcciones se reutilizan: una vez traducido el código de producto de un cliente, se reconoce la próxima vez. Los problemas recurrentes también indican qué clientes podrían pasar a un portal o a EDI.

Cómo se implanta

1. Análisis de los canales de pedido. Se reúne una muestra representativa de pedidos reales por canal y cliente, se miden los volúmenes y los formatos, y se acuerdan las reglas de validación y qué pedidos pueden pasar sin revisión.
2. Entrada, extracción y cola de excepciones. Se conectan los canales principales y se construyen la extracción y la validación contra el ERP. Al principio, todos los pedidos se revisan en la pantalla de excepciones, de modo que la precisión se mide con pedidos reales antes de automatizar nada.
3. Proceso automático gradual. Los pedidos que superan sistemáticamente todas las comprobaciones empiezan a entrar automáticamente en el ERP, cliente por cliente y formato por formato, y se añaden los demás canales.

Resultados esperados

• Pedidos introducidos en minutos en lugar de horas, y confirmaciones enviadas antes.
• Menos errores de entrada, porque cada pedido se comprueba con los datos del ERP antes de crearse.
• Un equipo de pedidos centrado en las excepciones y en los clientes, no en teclear, y capaz de absorber los picos.
• Cada pedido trazable hasta su documento original, con una visión clara de en qué punto está cada uno.

Riesgos y ventajas e inconvenientes

• La extracción con IA no es perfecta. Por eso cada pedido se valida contra el ERP y los campos dudosos van a una persona; la automatización solo se amplía donde la precisión se ha demostrado con pedidos reales.
• La integración con el ERP suele ser lo más difícil. Los ERP antiguos pueden tener interfaces limitadas; el enfoque de integración se decide en la primera fase, antes de construir nada.
• Los formatos de los clientes cambian. Una nueva plantilla de un cliente puede necesitar una o dos correcciones antes de volver a pasar automáticamente; la cola de excepciones lo absorbe sin interrupciones.
• Los documentos de pedido contienen datos de negocio. El procesamiento se queda en su entorno o en servicios alojados en la UE, con el acceso limitado al equipo de pedidos.

La idea central

La entrada de pedidos no necesita personas que tecleen, sino personas que decidan. Deje que la IA lea los documentos y que las reglas de su ERP los comprueben, y reserve la atención de su equipo para los pedidos que de verdad la necesitan.